公开课丨时间管理-- 合理安排工作

时间管理，是指碎片化的时间怎么用、不受打扰的时间怎么用、任务类别怎么设、单任务还是多任务、意志力和专注力。总之，就是争分夺秒提高效率。

课程综述

• 提高自我管理能力和提高工作效率

• 理解设立目标的重要性和掌握设立目标和达成目标的技巧

• 确定要做的正确事情并为此建立行动计划

• 学习如何授权

• 控制会令你分散工作精力的事情

课前预习检查

• 对你来说，最重要的三件事或三个目标是什么？

• 在你做这些或追求这些目标时遇到的最重要的三个困难是什么？

• 你认为自己的自我管理能力如何，用1-10表示。

• 要提高自我管理能力，你认为最重要的三样东西是什么？

• 如果你发现有空余时间的时候，你会做什么？

左脑/右脑

• 如果你是左脑主导，那么你眼里是只有黑和白，对于你来说，一件事情必须完了才能开始接下来的

• 又或者，你是右脑主导，不是只看到事情的黑和白，也能同时做不同的事情，一边开车一边讲电话，或者边看电视边看书

规划工具

• 建立长期和短期目标

• 日历备忘录是最好的工具

• 当事情繁忙时，待办事项清单就成为你的好帮手

• 正确使用行动计划工作表，阶段工作表和计划评审技术表，你的工作将会事半功倍

• 记录和计划与同事的联系和交流可以将对他们的打扰最小化

• 记住墨菲定律

使用计划工具

• 你有哪些选择？

• 你们当中有多少人带了计划工具？

• 在购买之前要清楚的最重要的东西是什么？

• 有效利用工具的关键是什么？

四D原则

以下是五个减轻你不堪重负感觉的步骤：

S: 选择一件要做的事

T: 计时，检查闹钟，给自己一个小时的时间然后全力以赴

I: 闹钟在计时的时候集中精力做事，忘记其他所有事情

N: 在闹钟停之前不要有任何停顿休息

G: 当完成的时候给自己一个奖励

整理你的工作空间

• 你的第一步是把那些不该在办公桌上出现的东西移走

• 然后再整理桌子上的东西，先检查你工作中需要使用的工具

• 发给每个人垃圾袋并让他们带回去，扔掉他们不需要的东西。把散落在桌子上、布告板上、记事簿下或台历上或桌子上的文件整理为四叠

• 建立一个标准以分辨哪些是重要信息哪些是需要丢掉的文件

整理你的文件

• 工作文件

• 参考文件

• 存档文件

• 电子文档

• 安全档案

五步整理电子邮件

一天检查两次

过滤垃圾邮件

管理你的收件人

整理好你的邮件

简洁原则

合理安排你的工作量

• 你每天必须做的工作有哪些？每项工作你花多少时间完成？

• 你每个星期需要完成的工作有哪些？你花多长时间完成？

• 你每个月需要完成的工作有哪些？你花多长时间完成？

• 你每个季度/年需要完成的工作有哪些？你花多长时间完成？

• 是不是很难回想你什么时候做了什么事情？

• 上一周有没腾出时间处理自己的私人事情？

• 你完成了多少你之前计划要做的事情？

• 你拖延了多少你计划中的事？

• 你更想多花时间做什么？

• 你想少花时间在什么事情上？

• 你对你的时间使用感到满意吗？

• 你花了多少个小时在你认为最重要的那件事情上？

• 观察我目前的生活，我非常开心自己花时间在做…

• 我很后悔自己没花时间…

授权

当指令、责任不明确时…

有一项非常重要的工作，上司交给大家去做，所有人都以为某人在做。任何人都有机会去做，但是就是没有人做。某人很生气，因为这是大家的工作。没有人意识到大家都不想做。最后，工作没有完成，大家都抱怨是某人的错，没有人发现是每个人的错。

授权的几种沟通方式

• 命令：“基于我的决定，我要你做的是”

• 推销：“基于我的决定，我要你做…, 因为…”

• 咨询：“基于我的决定，我希望你参与…”

• 邀请：“我们得一起讨论共同做决定。”

• 授权：“这件事你做主。”

授权时需要清楚沟通的内容

1. 解释为什么这个工作很重要

2. 解释你要的结果（不是怎么去做，而是要得到什么）

3. 给他们完成工作所需的权力

4. 明确给出完成工作的时间，要双方都知悉并同意

5. 让他们经常汇报和反馈以确保工作的正确方向

处理例行小事

• 做好例行小事是成功的基础

• 做好例行小事可以让你专注真正重要的事

• 在你决定你每天有哪些例行事情要做的时候，先把你的一天简单化

• 例行小事包括与家人共进晚餐，睡觉，做运动等等

• 好的习惯意味着给这些事情设立清晰的时间表